Die einfache Buchführung ist eine erlaubte und vereinfachte Form der Buchführung, die bestimmten Gewerbetreibenden zur Verfügung steht. Sie ermöglicht es, den Aufwand für die Dokumentation gering zu halten und dennoch alle relevanten Informationen über die finanzielle Tätigkeit an das Finanzamt zu liefern. In diesem Artikel erfahren Sie, wer die einfache Buchführung nutzen darf und wie Sie dabei vorgehen können.
Einfache Buchführung: Definition
Die einfache Buchführung ist eine Form der Buchführung, die nur von bestimmten Betrieben oder Gewerbetreibenden genutzt werden darf. Bei dieser Methode führt man lediglich ein Buch, in dem man sämtliche finanziellen Ereignisse im Geschäftsjahr festhält. Dieses Buch wird auch als Kassenbuch bezeichnet, in dem die Einnahmen und Ausgaben chronologisch dokumentiert werden.
Die einfache Buchführung kann von folgenden Gewerbetreibenden genutzt werden:
- Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Gewinn von weniger als 60.000 Euro erzielt haben oder einen Umsatz von weniger als 600.000 Euro erwirtschaftet haben.
- Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind und in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Gewinn von weniger als 60.000 Euro erzielt haben oder einen Umsatz von weniger als 600.000 Euro erwirtschaftet haben.
- Einzelunternehmer und Kleinunternehmer.
- Freiberufler.
- Land- und forstwirtschaftliche Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Gewinn von weniger als 60.000 Euro erzielt haben und deren bewirtschaftete Nutzfläche einen Gesamtwert von weniger als 25.000 Euro hat.
- Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR).
Einfache Buchführung & EÜR
Bei der einfachen Buchführung wird das Betriebsergebnis im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben des gesamten Geschäftsjahres gegenübergestellt, und der Saldo stellt das Gesamtergebnis dar. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen belegt werden können, daher sollten Belege und Quittungen aufbewahrt werden.
Einfache Buchführung vs. Doppelte Buchführung
Wenn die Voraussetzungen für die einfache Buchführung nicht erfüllt sind, müssen Gewerbetreibende zur doppelten Buchführung übergehen. Dabei müssen am Ende des Geschäftsjahres eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie eine Bilanz erstellt werden. Die doppelte Buchführung beinhaltet die Buchung jeder Einnahme und Ausgabe auf verschiedenen Konten, daher der Name.
Im Gegensatz zur einfachen Buchführung ist bei der doppelten Buchführung auch eine Inventur am Ende des Geschäftsjahres erforderlich.
Einfache Buchführung: Beispiel
Bei der einfachen Buchführung werden die Einnahmen und Ausgaben im Geschäftsjahr einander gegenübergestellt. Alle Positionen werden in chronologischer Reihenfolge erfasst. Eine Beispiel-Tabelle für die einfache Buchführung könnte wie folgt aussehen:
Datum | Einnahmen | Ausgaben | Belegnummer | Saldo
------------------------------------------------------
08.01.2021 | 200€ | - | 1314, 1315 | 200€
12.01.2021 | 300€ | - | 1316, 1317, 1318 | 500€
15.01.2021 | 100€ | 200€ | 1319, Beleg xy | 400€
03.02.2021 | 200€ | - | Beleg yz | 200€Indem Sie diese Tabelle bis zum Ende des Geschäftsjahres fortsetzen und die Einnahmen mit den Ausgaben verrechnen, erhalten Sie am Jahresende das Geschäftsergebnis. Ein negativer Saldo bedeutet einen Verlust, während ein positiver Saldo auf einen Gewinn hinweist.
Es ist wichtig, Belege für alle Einnahmen und Ausgaben aufzubewahren, um sie bei Bedarf dem Finanzamt vorlegen zu können. Die Belege sollten für zehn Jahre aufbewahrt werden.
Einfache Buchführung: Wann auf doppelte Buchführung umstellen?
Sobald die Kriterien für die einfache Buchführung nicht mehr erfüllt sind, müssen Kleinunternehmer und andere Gewerbetreibende, die bisher die einfache Buchführung genutzt haben, zur doppelten Buchführung übergehen. Das Finanzamt entscheidet nach Prüfung der letzten EÜR, ob im nächsten Geschäftsjahr die doppelte Buchführung angewendet werden soll. Die betroffenen Gewerbetreibenden werden entsprechend informiert. Ein eigenmächtiger Wechsel ist nicht erlaubt.
Es ist auch möglich, dass Gewerbetreibende, die bisher die doppelte Buchführung genutzt haben, unter bestimmten Voraussetzungen zur einfachen Buchführung übergehen dürfen. Auch hier muss auf den Bescheid des Finanzamts gewartet werden.
Tipps für die einfache Buchführung
Obwohl die einfache Buchführung weniger aufwendig ist als die doppelte Buchführung und weniger Regeln befolgt werden müssen, sollte sie nicht vernachlässigt werden. Sorgfältiges Arbeiten ist auch hier erforderlich, um Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden.
Im Gegensatz zur doppelten Buchführung ist bei der einfachen Buchführung keine kontinuierliche Buchung erforderlich. Es ist jedoch empfehlenswert, die Buchungen regelmäßig während des Jahres in einer Liste zu erfassen. Dies kann einmal oder zweimal im Monat erfolgen, am besten an einem festen Tag.
Dadurch behalten Sie den Überblick und können Belege den Einnahmen und Ausgaben leicht zuordnen. Am Ende des Geschäftsjahres tragen Sie dann einfach die letzten Belege ein und ermitteln schnell Ihren Jahresendsaldo. Damit ist die EÜR erledigt und die einfache Buchführung für dieses Jahr abgeschlossen.
