Die Führung eines Kassenbuchs und die Einzelaufzeichnungspflicht sind für alle buchführungspflichtigen Unternehmen verpflichtend. In der Gastronomie ist es besonders wichtig, diese Vorschriften zu beachten, um mögliche Steuerprobleme zu vermeiden. In diesem Artikel erfahren Sie, wer ein Kassenbuch führen muss, wer davon befreit ist und welche Arten der Kassenbuchführung erlaubt sind.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Ob eine Eintragung im Handelsregister erfolgt ist oder nicht, spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass es sich um einen nach kaufmännischen Maßstäben eingerichteten Geschäftsbetrieb handelt. Indikatoren dafür sind unter anderem eine große Mitarbeiterzahl, ein hoher Umsatz, umfangreiche Geschäftskontakte und ein vielfältiges Warenangebot. Kaufleute und Gewerbetreibende, die jährlich mehr als 600.000 Euro Umsatz und mehr als 60.000 Euro Gewinn verzeichnen, unterliegen der Buchführungspflicht. Auch Kleingewerbetreibende, die einen Handelsregistereintrag vornehmen lassen, müssen ein Kassenbuch führen.
Wer muss kein Kassenbuch führen?
Ein Kassenbuch muss nur von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern geführt werden. Kleingewerbetreibende, die lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, müssen kein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen. Auch Angehörige der “Freien Berufe” wie Ärzte oder Rechtsanwälte sind nicht zur Buchführung verpflichtet.
Unternehmer sind nicht zur Buchführung verpflichtet, wenn ihr Jahresumsatz unter 600.000 Euro liegt, ihr Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegt und keine Buchführungspflicht durch andere Gesetze oder aufgrund der Rechtsform besteht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass in diesen Fällen eine Bilanz erstellt werden muss, wenn eine der Bedingungen nicht erfüllt ist.
Neuigkeiten zum § 146 AO
Das Bundesfinanzministerium hat mit einem Schreiben im Januar 2022 den Anwendungserlass zur Abgabenordnung geändert. Dadurch gibt es Erleichterungen für Dienstleister, die eine offene Ladenkasse führen und an eine Vielzahl von Barzahlern verkaufen. In diesen Fällen ist es möglicherweise nicht zumutbar, jeden Verkauf einzeln detailliert zu erfassen, insbesondere wenn keine digitale Kassenführung vorliegt. In der Gastronomie könnten Bars und Diskotheken von dieser Regelung profitieren. Es ist jedoch ratsam, dieses Thema mit einem Steuerberater zu besprechen.
Welche Arten der Kassenbuchführung sind erlaubt?
Der Gesetzgeber hat keine festen Vorgaben für die Erfassung und das Kassensystem gemacht. Daher können Gastronomen ihr Kassenbuch entweder manuell oder elektronisch mittels Software führen. Mögliche Systeme sind unter anderem offene Ladenkassen, mechanische Registrierkassen, elektronische/digitale Registrierkassen und andere Systeme wie Taxameter oder Waagen mit Kassenfunktion.
Welche Grundsätze gelten bei der Kassenbuchführung?
Unabhängig von der gewählten Variante des Kassenbuchs müssen die handelsrechtlichen sowie steuerrechtlichen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) beachtet werden. Es ist auch unverzichtbar, die Grundsätze der Finanzverwaltung bezüglich der Aufbewahrung der Unterlagen, Aufzeichnungen und Bücher in elektronischer Form sowie den Datenzugriff einzuhalten.
Grundsätzlich müssen alle Einträge in die Geschäftsbücher einzeln, korrekt, vollständig, geordnet und zeitgerecht erfolgen. Alle Einnahmen und Ausgaben in bar müssen täglich erfasst werden. Eine Erfassung zu einem späteren Zeitpunkt ist nur bei wichtigen geschäftlichen Gründen möglich. Außerdem müssen die sollmäßigen Veränderungen des Kassenbestands erfasst werden.
Es ist wichtig, diese Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenbuchführung zu erfüllen, um mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
