Wer kennt das nicht: Du hast eine großartige Idee, einen guten Vorschlag oder ein durchdachtes Konzept, aber dein Chef ist bei Weitem nicht so begeistert, wie du es erwartet hättest. Meistens heißt es dann nur: “Gute Idee, aber überarbeite es noch einmal und achte besonders auf den Punkt XYZ.” Du verlässt das Büro leicht verunsichert. Der anfängliche Enthusiasmus schwindet und du machst dir Sorgen, dass du auch beim zweiten Versuch nicht hundertprozentig überzeugen kannst. Liegt das Problem vielleicht an der Art der Kommunikation?
Der zweite Schritt vor dem ersten
In 95% der Fälle wird hier ein grober Fehler begangen: Der zweite Schritt wird vor dem ersten gemacht. Es wird zuerst über die Lösung gesprochen und erst dann über das Ziel, das mit der Lösung erreicht werden soll. Ein Beispiel aus dem privaten Bereich verdeutlicht dieses Phänomen: Bei der Planung des nächsten Urlaubs bevorzugt der Mann den abenteuerlichen Sporturlaub im Süden, während die Frau das luxuriöse Wellness-Hotel auf Sylt favorisiert. Da beides so unvereinbar erscheint, ist der Ärger vorprogrammiert.
Deshalb sollte die grundlegende Überlegung in der Kommunikation lauten: Was ist das Ziel für jeden Einzelnen im Urlaub? Entspannung durch Ruhe oder sportliche Betätigung? Wie wichtig sind Aspekte wie Körper- und Gesundheitspflege? Wie lassen sich die unterschiedlichen Ziele am besten kombinieren? Wo müssen Abstriche gemacht werden? Wer sich so an die Urlaubsplanung heranwagt und offen für neue Lösungen ist, wird einen entspannten Urlaub genießen können.
Erst das Ziel, dann die Mittel und Wege
Das gleiche Prinzip gilt auch in der Arbeitswelt: Wenn du von deinem Vorgesetzten für den Projektstart ein Budget von 300 Euro für ein Mittagsessen beim Italiener mit deinem siebenköpfigen Team möchtest, besteht die Gefahr, dass dein Anliegen abgelehnt wird.
Wenn du jedoch zu deinem Vorgesetzten gehst und ihm erklärst, dass du das Ziel hast, das anstehende Projekt zum Vorzeigeprojekt des Unternehmens zu machen, und dass du als sichtbares Zeichen vorgeschlagen hast, zum Projektstart gemeinsam zum Italiener zu gehen, und ob er dir dafür ein Budget von 300 Euro bewilligen könnte, wirst du viel eher Erfolg haben. Vielleicht hat dein Chef sogar noch eine weitere Idee dazu – schließlich wird er dem Ziel, ein Vorzeigeprojekt zu schaffen, grundsätzlich zustimmen.
Das einfache Grundschema, zuerst über das Ziel zu sprechen und dann über die eigenen vorgeschlagenen Mittel und Wege, funktioniert in der betrieblichen Kommunikation wunderbar. Denn dein Vorgesetzter kann sich dieser Art der Argumentation nicht verschließen. Gleichzeitig ist die Kommunikation sehr sachlich, da die Diskussion über die Ziele von der Optimierung der Wege dorthin klar getrennt werden kann.
Ein wichtiger Nebeneffekt ist, dass die Information und Diskussion über die Zielsetzung immer mit einer Zustimmung des Gesprächspartners abgeschlossen wird. Erst wenn dieses “Ja” vorliegt, beginnt die Vorstellung der Wege zum Ziel. Es ist ratsam, dabei auch die Resultate aufzuzeigen, die der gewählte Weg bringen soll.
Praxisbeispiele, wie du deinen Chef überzeugst
Drei Fallbeispiele aus der Arbeitswelt verdeutlichen den grundlegenden Ablauf dieser Kommunikation. “M” steht dabei für den Mitarbeiter und “V” für den Vorgesetzten.
1. Anschaffung eines CRM-Systems
Schritt 1: Gemeinsames Ziel sicherstellen
M: “Wir suchen doch ständig nach Möglichkeiten, unsere Effizienz zu verbessern, sowohl im Kleinen als auch im Großen?”
V: “Natürlich – worauf willst du hinaus?”
Schritt 2: Weg mit Ergebnissen vorstellen
M: “Wenn wir ein CRM-System für unsere Abteilung anschaffen würden, könnte Frau XY zukünftig ca. 2 Stunden pro Tag für PR- und Social-Media-Aktivitäten aufwenden, anstatt die Wiedervorlage zu organisieren. Die Kosten für das System hätten sich in drei bis sechs Monaten amortisiert und wir könnten theoretisch ab morgen damit beginnen, unseren Bekanntheitsgrad auf außergewöhnliche Weise zu steigern.”
2. Gehaltsverhandlung
Schritt 1: Gemeinsames Ziel sicherstellen
M: “Unser Unternehmen möchte doch gute Mitarbeiter möglichst lange an sich binden, oder?”
V: “Natürlich – worauf willst du hinaus?”
Schritt 2: Weg mit Ergebnissen vorstellen
M: “Ich möchte gerne eine Gehaltserhöhung. Ich stelle mir monatlich eine Erhöhung zwischen 300 und 600 Euro vor. Außerdem würde ich gerne mit Ihnen darüber sprechen, welche Aufgaben ich in den nächsten drei bis sechs Monaten übernehmen kann, damit dies gerechtfertigt erscheint.”
3. Neues Projekt starten
Schritt 1: Gemeinsames Ziel sicherstellen
M: “Innovationen sind doch die Basis unseres Unternehmens, oder?”
V: “Natürlich – worauf willst du hinaus?”
Schritt 2: Weg mit Ergebnissen vorstellen
M: “Ich würde gerne mit einem dreiköpfigen Team in den nächsten drei Monaten eine Machbarkeitsstudie über das Produkt XY erarbeiten. Das bedeutet für jeden von uns einen monatlichen Mehraufwand von ca. 30 bis 40 Stunden, insgesamt also 270 bis 360 Stunden. Diese Stunden können wir aufgrund des weiteren Arbeitsaufwands vermutlich nicht freinehmen. Das heißt, wenn das Projekt keinen Erfolg hat, sind ca. 12.500 Euro investiert und weg. Wir wissen jedoch, dass unsere Konkurrenz dieses Produkt nicht anbieten kann und uns somit keine Gefahr am Markt droht. Falls das Produkt funktioniert, wovon wir zu 70% ausgehen, haben wir einen Vorsprung von 12 Monaten gegenüber dem Wettbewerb. Können wir am Montag starten?”
Nach diesen beiden Schritten kann das Gespräch ergebnisoffen und optimierend gemeinsam mit dem Vorgesetzten weitergeführt werden.
Ablauf der Kommunikation
Der Ablauf bei dieser Kommunikation folgt immer dem gleichen Schema:
- Formulierung des Ziels.
- Präsentation des Weges.
- Aufzeigen der bekannten Fakten und der durch den Weg erzielbaren Resultate.
- Raum für Diskussion lassen, um den Weg noch zu optimieren.
Dieses Kommunikationsmuster funktioniert sowohl privat als auch beruflich. Wer mit diesen Werkzeugen in Gespräche geht, kann jeden um den Finger wickeln. Keiner wird sich entziehen oder ablehnen. Diese Kommunikation führt immer zu guten Lösungen. Probiere es selbst aus.
