Das digitale Zeitalter hat viele Prozesse in der Arbeitswelt automatisiert. Arbeitsstunden werden elektronisch erfasst, Urlaubsanträge online bearbeitet und Projekte digital geplant. Dadurch werden die Arbeitsaktivitäten der Beschäftigten zentral gespeichert, was die Erstellung und Ausstellung von Gehaltsabrechnungen erleichtert. Aber bedeutet das, dass wir diesen Vorgängen blind vertrauen sollten?
In diesem Artikel erfährst du, warum es sich lohnt, Gehaltsabrechnungen regelmäßig zu überprüfen, wann besonders häufig Fehler auftreten und wie du vorgehen kannst, wenn eine falsche Abrechnung erfolgt ist.
Worauf sollte bei der Überprüfung der Gehaltsabrechnung geachtet werden?
Gemäß § 108 der Gewerbeordnung sind Unternehmen verpflichtet, Gehaltsabrechnungen auszustellen, damit Beschäftigte die Berechnungen ihres Gehalts und der Steuerabgaben überprüfen können. Es ist immer von Vorteil, gefundene Fehler so schnell wie möglich aufzuklären. Wenn zu viel Zeit vergeht, kann es schwieriger sein, einzelne Details nachzuvollziehen und das Problem zu lösen. Unternehmen und Beschäftigte sollten besonders zum Jahreswechsel auf die Gehaltsabrechnungen achten. Denn zu dieser Zeit treten oft Gesetzesänderungen oder Anpassungen der Beiträge in Kraft, die möglicherweise nicht korrekt in die Abrechnungssysteme der Unternehmen übernommen wurden.
Zunächst kannst du als Beschäftigter mit einem Brutto-Netto-Rechner prüfen, ob der erhaltene Betrag korrekt ist. Anschließend kannst du anhand der folgenden Fragen die restliche Abrechnung auf Fehler untersuchen.
Die richtige Lohnsteuerklasse?
Die Lohnsteuerklasse kann sich für Beschäftigte mehrmals ändern, zum Beispiel nach einer Heirat oder Scheidung oder der Geburt eines Kindes. Ein Wechsel der Lohnsteuerklasse wirkt sich direkt auf das Nettogehalt und damit auf die Steuerlast aus. Solche Änderungen müssen schnellstmöglich dem Arbeitgeber mitgeteilt werden, da es sonst zu hohen Nachzahlungen kommen kann. Das Bundesministerium der Finanzen stellt einen Lohn- und Einkommensteuerrechner zur Verfügung, mit dem du deine gezahlte Lohnsteuer überprüfen und gegenrechnen kannst.
Stimmen die abgerechneten Arbeitsstunden?
Werden Beschäftigte nach der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden entlohnt, finden sich diese normalerweise auf der Gehaltsabrechnung wieder, sie sind jedoch keine Pflichtangabe. Es ist daher empfehlenswert, die geleisteten Arbeitsstunden mit dem erhaltenen Lohn abzugleichen, um potenzielle Fehlberechnungen zu erkennen und das Arbeitsentgelt entsprechend anzupassen.
Sind die Kinderfreibeträge korrekt?
Der Kinderfreibetrag wird vom zu versteuernden Gehalt abgezogen und reduziert dadurch die Einkommensteuer. Erziehungsberechtigte haben Anspruch auf den Kinderfreibetrag ab der Geburt des Kindes bis zum 18. Lebensjahr. Wenn sich das Kind noch in Ausbildung oder im Studium befindet oder einen Freiwilligendienst leistet, verlängert sich der Anspruch bis spätestens zum 25. Lebensjahr. Wenn sich etwas im Haushalt der Beschäftigten geändert hat, solltest du dies auf der Gehaltsabrechnung überprüfen.
Wurden die richtigen Sozialversicherungsbeiträge gezahlt?
Der vierstellige Beitragsschlüssel legt fest, wie die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung berechnet werden. Jede Ziffer gibt Auskunft darüber, in welchem Verhältnis die Person zu der jeweiligen Versicherung steht. Es ist wichtig zu beachten, dass sich die Zusammensetzung des Beitragsschlüssels je nach Versicherungsstatus (z.B. Studierende, Minijobber:innen oder Personen im Ruhestand) unterscheidet.
Was ist, wenn ein Fehler auftritt?
Wenn du einen Fehler auf deiner Gehaltsabrechnung findest, solltest du dies dem Unternehmen umgehend schriftlich mitteilen. Beschreibe den Fehler genau in deinem Schreiben. Gemäß § 195 BGB haben Beschäftigte drei Jahre Zeit, um Widerspruch gegen eine fehlerhafte Abrechnung einzulegen, sofern nichts anderes im Arbeitsvertrag vereinbart wurde.
Regelmäßige Überprüfung der Abrechnungen
Ein kleiner Fehler in der Gehaltsabrechnung kann Beschäftigten viel Geld kosten, insbesondere wenn sie nach geleisteten Arbeitsstunden entlohnt werden. Daher solltest du Gehaltsabrechnungen regelmäßig überprüfen. Dabei ist zu beachten, dass Änderungen im Leben des Beschäftigten direkte Auswirkungen auf die Steuerabgaben und damit auf das monatliche Arbeitsentgelt haben. Oft treten zum Jahresbeginn Gesetzesänderungen zum Arbeitsentgelt und zu den Sozialversicherungsbeiträgen in Kraft. Daher kommt es zu dieser Zeit besonders häufig zu Fehlern bei der Abrechnung, die dem Unternehmen so schnell wie möglich mitgeteilt werden sollten.
