Wer schon einmal an einer Tagung, einem Interview, einem Meeting oder im Unterricht teilgenommen hat, kennt die Notwendigkeit, Protokolle zu schreiben. Eine beliebte Form ist dabei das Ergebnisprotokoll. Im Gegensatz zu einem Verlaufsprotokoll werden hier jedoch nicht alle Redebeiträge penibel dokumentiert, sondern nur die gefassten Beschlüsse. Ein Ergebnisprotokoll ist daher kurz, prägnant und übersichtlich. Es besteht meist aus Stichpunkten und die Zeitform spielt eine untergeordnete Rolle. Es dient sowohl als Zusammenfassung als auch als Arbeitsauftrag für die Zukunft, da die beschlossenen Ziele und Themen umgesetzt und überprüft werden müssen.
Was ist ein Ergebnisprotokoll?
Ein Ergebnisprotokoll dient der Erinnerung der Teilnehmer an die Beschlüsse einer Veranstaltung und gewährt Dritten einen schnellen Einblick in die wichtigsten Punkte. Es enthält neben dem “Was” auch immer das “Wer”. Es ist weniger entscheidend, wie eine Entscheidung zustande gekommen ist. Ein Ergebnisprotokoll dient vor allem als Kontrollmechanismus für bereits umgesetzte Punkte vor dem nächsten Treffen.
Ergebnisprotokoll Vorlage und Beispiel
Um das Erstellen eines Ergebnisprotokolls zu erleichtern, haben wir eine Vorlage als Beispiel erstellt, die Sie kostenlos als Word-Dokument oder PDF-Datei herunterladen und privat nutzen können. Diese Vorlage kann den individuellen Voraussetzungen Ihrer Firma angepasst werden. Es gibt jedoch keine klare gesetzliche Vorschrift oder DIN-Vorgabe, wie ein Ergebnisprotokoll aussehen sollte.
Tipps zur Struktur eines Ergebnisprotokolls
Ein Ergebnisprotokoll ist logisch und schnell nachvollziehbar aufgebaut. Es besteht aus vier Teilen und gegebenenfalls informativen Anhängen, auf die im Protokoll verwiesen wird. Die Struktur eines Ergebnisprotokolls ist wie folgt:
- Kopf des Protokolls: Hier werden die wichtigsten Grundinformationen wie Ort, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Leitung, Protokollant und Anlass des Meetings übersichtlich aufgelistet. Entschuldigte Teilnehmer sollten ebenfalls aufgeführt werden.
- Tagesordnung: Eine kurze Übersicht der festgelegten Tagesordnung dient als Orientierung für den Ablauf der Besprechung. Ein Antrag muss im Protokoll den genau gleichen Wortlaut haben und der Antragsteller sollte namentlich genannt werden.
- Ergebnisse: Hier werden die entscheidenden Ergebnisse pro Tagesordnungspunkt festgehalten. Es sollten detaillierte, aber prägnante Informationen enthalten sein. Es ist wichtig, wer welche Aufgaben bis wann erledigen muss. Bei Abstimmungen sollten die Ja- und Nein-Stimmen vermerkt werden. Andernfalls sollten die gegenseitigen Argumente kurz und präzise dargestellt werden, um zu zeigen, dass alle Sichtweisen berücksichtigt wurden.
- Unterschrift: Das Ergebnisprotokoll wird vom Protokollant und meistens auch vom Sitzungsleiter unterzeichnet, um Verbindlichkeit zu signalisieren.
Es ist nicht entscheidend, die genaue chronologische Reihenfolge der Beschlüsse einzuhalten. Ein Ergebnisprotokoll sollte logisch, schnell nachvollziehbar und sachlich formuliert sein. Eine klare Gliederung erleichtert dies.
Tipps zum Inhalt eines Ergebnisprotokolls
Wer ein Ergebnisprotokoll schreibt, sollte möglichst im Vorfeld des Treffens alle Informationen klären. Das ermöglicht es dem Protokollanten, sich über die Tagesordnung zu informieren, die nötigen Hintergrundinformationen einzuholen und gegebenenfalls weitere Recherchen durchzuführen. Eine entsprechende Vorlage kann vorbereitet werden. Als Protokollant sollten Sie vom Leiter der Besprechung rechtzeitig Bescheid erhalten, um die Aufgabe mit der nötigen Professionalität angehen zu können.
Während der Besprechung können Ihnen folgende Tipps helfen, ein gutes Protokoll zu erstellen:
- Fragen Sie nach: Klären Sie alle Informationen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Benutzen Sie Abkürzungen: Notieren Sie sich während der Besprechung Stichpunkte und verwenden Sie Abkürzungen. Sie können das Protokoll später überarbeiten.
- Verwenden Sie Farben: Farbige Stifte können Ihnen helfen, Ergänzungen in den Notizen sichtbar zu machen.
- Behalten Sie den Überblick: Berücksichtigen Sie auch Teilnehmer, die früher gehen oder später kommen.
- Fassen Sie zusammen: Fassen Sie thematisch gleiche Punkte zusammen, auch wenn sie nicht chronologisch abgelaufen sind. Ein Ergebnisprotokoll sollte die Beschlüsse strukturieren und schnell nachvollziehbar machen.
- Verzichten Sie auf persönliche Ansichten: Persönliche Ansichten haben in einem Ergebnisprotokoll nichts zu suchen.
- Wählen Sie das für Sie geeignete Medium: Wählen Sie zwischen Laptop und Stift und Papier, je nachdem, was für Sie schneller und übersichtlicher ist. Das Protokoll sollte jedoch im Nachhinein digital erstellt werden.
Diese Fehler sollten vermieden werden
Bei der Erstellung eines Ergebnisprotokolls sollten einige typische Fehler vermieden werden:
- Protokollieren ist nicht gleich moderieren: Eine Person kann nicht gleichzeitig ein Ergebnisprotokoll führen und die Besprechung moderieren. Die Rollen sollten klar verteilt sein.
- Zu ausführliche Formulierung: Ein Ergebnisprotokoll ist kein Verlaufsprotokoll. Ein kurzer Überblick über vorgetragene Argumente und den Entscheidungsweg ist ausreichend.
- Fehlende Struktur: Klären Sie im Vorfeld, welche Struktur das Ergebnisprotokoll haben soll.
- Zu kurze Darstellung: Die Ergebnisse und deren Zustandekommen müssen für Unbeteiligte nachvollziehbar sein.
