Wie man eine E-Mail auf Deutsch schreibt: 5 wesentliche Elemente [Mit Beispiels-E-Mails]

Bist du gerade dabei, Deutsch zu lernen? Dann hast du sicherlich schon viele Grammatikregeln, Vokabeln und Satzstrukturen gelernt. Aber hast du auch gelernt, wie man eine E-Mail auf Deutsch schreibt?

Das ist eine äußerst praktische Fähigkeit, die oft bei Deutschkursen und anderen Lernressourcen vernachlässigt wird. In diesem Artikel erfährst du, wie man eine korrekte deutsche E-Mail mit dem passenden Maß an Formalität, gebräuchlichen Begrüßungen und Schlussformeln sowie einigen nützlichen Wörtern und Wendungen schreibt.

Außerdem erhältst du zwei Beispiels-E-Mails (eine formelle und eine informelle), um zu sehen, wie alle Elemente in der Praxis aussehen.

5 wichtige Elemente einer deutschen E-Mail

Im folgenden Abschnitt werden einige wichtige Regeln und allgemeine Vorschläge für die fünf Hauptelemente einer deutschen E-Mail erläutert. Diese Regeln gelten auch für deutsche Briefe. Du denkst vielleicht, dass du heutzutage in der modernen Welt keine Briefe mehr auf Deutsch schreiben musst, aber das täuscht. In Deutschland wird immer noch viel Wert auf den Schriftverkehr per Post gelegt.

1. Wie man eine E-Mail auf Deutsch beginnt

Für eine formelle E-Mail

Formelle E-Mails (und Briefe) auf Deutsch beginnen ebenfalls formell mit “Sehr geehrte/r” + Nachname. Achte darauf, die richtige Kasusendung für “sehr geehrte/r” zu verwenden (es handelt sich schließlich um ein Adjektiv).

Wenn du z.B. Frau Fischer anschreibst, würdest du “Sehr geehrte Frau Fischer” schreiben. Wenn du deine E-Mail an Herrn Brandt adressierst, würdest du “Sehr geehrter Herr Brandt” schreiben.

Hier sind ein paar weitere Beispiele:

• Sehr geehrter Herr Weber,
• Sehr geehrte Frau Schmidt,
• Sehr geehrter Herr Professor Becker,
• Sehr geehrte Frau Doktor Meyer,
• Sehr geehrte Damen und Herren.

Für eine etwas weniger formelle Begrüßung, die immer noch für die meisten professionellen E-Mails angemessen ist, kannst du “Guten Tag” verwenden. Zum Beispiel:

• Guten Tag Herr Müller,
• Guten Tag Frau Walter.

Für eine informelle E-Mail

Für E-Mails außerhalb eines formellen Geschäftsumfelds kannst du die Begrüßung “Liebe/r” verwenden. Achte auch hier darauf, die korrekten Endungen zu verwenden (Liebe für eine Frau und Lieber für einen Mann).

Beispiel:

• Liebe Frau Bauer,
• Lieber Herr Wagner.

Für sehr informelle E-Mails kannst du “Hallo!” sagen, was so viel bedeutet wie “Hi!”. Zum Beispiel:

• Hallo Emma und Paul!
• Hallo Marie.

Vermeide folgende Fehler: Die falsche Verwendung der Adjektivendungen! Achte darauf, dass diese richtig sind. Es gibt nichts Schlimmeres, als einen schlechten ersten Eindruck bei deinem neuen Chef, Kollegen oder Lehrer zu hinterlassen, indem du einen grundlegenden Fehler in den ersten Wörtern deiner E-Mail machst.

Der Inhalt einer deutschen E-Mail

Für eine formelle E-Mail

Der wichtigste Punkt beim Verfassen des Inhalts ist, formell zu bleiben. Es ist wirklich wichtig, den richtigen Eindruck zu vermitteln, da Höflichkeit und Etikette für Deutsche oft altmodisch erscheinen mögen.

Das bedeutet, dass du keine Umgangssprache verwenden solltest. Halte deine Nachricht kurz und prägnant und achte darauf, dass Grammatik und Vokabular korrekt sind.

Für eine informelle E-Mail

Bei E-Mails an Freunde hast du viel mehr Spielraum. In einer E-Mail an einen deutschen Kumpel, den du schon länger kennst, oder sogar an einen Tandempartner, den du schon ein paar Mal getroffen hast, kannst du die übertrieben formelle Stimmung ablegen und Umgangssprache, Emoticons und alles, was dazu gehört, verwenden.

Vermeide folgende Fehler: Ein kleiner, aber entscheidender Unterschied zwischen deutschen und englischen E-Mails besteht darin, dass du im Deutschen den ersten Satz nach der Begrüßung nicht groß schreibst. Während du auf Englisch schreiben würdest:

Dear Mrs. Jones,
I’m writing…

würdest du auf Deutsch schreiben:

Sehr geehrte Frau Jones,
ich schreibe…

Ein Großbuchstabe am Anfang des ersten Satzes wird dich sofort als Nicht-Muttersprachler verraten!

Wie man eine deutsche E-Mail beendet

Für eine formelle E-Mail

Folgende Abschlüsse sind alle akzeptabel für formelle E-Mails. Achte nur darauf, die richtigen Endungen zu verwenden!

• Mit freundlichen Grüßen,
• Mit besten Grüßen,
• Mit herzlichen Grüßen,
• Ihr/e – Ihr, wenn du männlich bist, Ihre, wenn du weiblich bist.

Hier sind ein paar weitere Möglichkeiten, wie du deine formelle E-Mail beenden kannst:

• Ich bedanke mich bei Ihnen im Voraus.
• Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
• Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.

Für eine informelle E-Mail

Freunde und Familie in Deutschland verabschieden sich in E-Mails normalerweise mit “Viele Grüße” oder “Liebe Grüße”. Wenn du wirklich informell werden willst, kannst du dich mit “VG” oder “LG” verabschieden. Ich würde das jedoch nur bei Freunden empfehlen, mit denen du schon ein paar Mal korrespondiert hast.

Hier sind ein paar weitere informelle E-Mail-Abschiedsfloskeln:

• Alles Liebe,
• Mit Liebe,
• Dein/e,
• Bis bald.

Vermeide folgende Fehler: Deutsche verwenden kein Komma nach ihrem Abschluss, wie du es im Englischen machst. Also anstatt zu sagen:

Best wishes, Kat

würdest du sagen:

VG Kat.

Nützliche Wörter und Wendungen

Für eine formelle E-Mail

Wenn du eine Geschäftsmail schreibst, solltest du den entsprechenden Wortschatz kennen. Einige Begriffe, die du in E-Mails und im Geschäftsleben verwenden kannst, sind:

• Bcc – Empfänger hinzufügen,
• Cc – Empfänger hinzufügen,
• Dateien anhängen,
• Betreff.

Einige nützliche Wendungen könnten sein:

• Es tut mir leid, dass…
• Ich möchte mich bedanken…
• Sich freuen über…

Für eine informelle E-Mail

Die Wörter und Wendungen, die du im Text einer informellen E-Mail verwendest, hängen natürlich von deinem Schreibzweck ab. Vielleicht möchtest du jemandem alles Gute zum Geburtstag wünschen, ihn zu einer Veranstaltung einladen oder einfach nur sehen, wie es ihm geht. Hier sind einige nützliche Wendungen, die du verwenden kannst:

• Wie geht’s?
• Ich würde dich gerne einladen zu…
• Ich hoffe, es geht dir gut.
• Ich würde mich freuen, wenn wir uns bald mal wieder treffen.
• Alles Gute zum Geburtstag!

Vermeide folgende Fehler: Überprüfe dein Vokabular und deine Endungen, bevor du auf “Senden” klickst. Ich benutze oft dict.cc, um einige meiner Sätze rückwärts zu übersetzen, um sicherzugehen, dass sie Sinn ergeben!

Grammatik und Formalitätsniveau

Für eine formelle E-Mail

Die Grammatik deiner E-Mail hängt wirklich davon ab, ob du dich für Sie (formell) oder du (informell) entscheidest – mehr dazu weiter unten. Bei einer formellen E-Mail solltest du die Anrede “Sie” verwenden. Das bedeutet, dass alle Verben mit “Sie” konjugiert werden sollten und alle Befehlsformen in der “Sie”-Form geschrieben werden sollten.

Denke daran, dass Verben in der “Sie”-Form genauso aussehen wie Infinitive. Zum Beispiel heißt es “Sie schreiben” für “You write”.

Für eine informelle E-Mail

Bei einer informellen E-Mail solltest du in der Regel “du” verwenden. Das bedeutet, dass alle Verbformen und Befehlsformen in der “du”-Form (Verben enden normalerweise auf -st) stehen sollten.

Natürlich gibt es noch andere wichtige Grammatikregeln zu beachten, wie zum Beispiel die richtigen deutschen Pronomen zu verwenden, wenn man über andere Personen oder Dinge spricht.

Vermeide folgende Fehler: Die häufigsten Grammatikfehler in deutschen E-Mails sind die gleichen wie in der deutschen Schrift- und Umgangssprache im Allgemeinen. Dazu gehören das Verwechseln von “die”, “der” oder “das”, die falsche Wahl des deutschen Falls und die falsche Konjugation von Verben.

Korrektes Verhalten bei deutschen E-Mails

Bevor wir uns einige Beispiele für deutsche E-Mails ansehen, sollten wir zwei wichtige Punkte beachten, während du deine E-Mail verfasst.

Sie versus du

Wie bereits erwähnt, ist es eine schwierige Angelegenheit der Etikette, ob man jemanden als “Sie” (formell) oder “du” (informell) ansprechen sollte. Du könntest denken, dass du auf Nummer sicher gehen könntest und immer “Sie” sagen könntest, aber “Sie” kann manchmal auch Menschen beleidigen, wenn sie sich nicht alt genug fühlen, so angesprochen zu werden. Achte also darauf, welches dieser beiden Formen du verwendest.

Viele Menschen, die in Tech-Start-ups oder anderen ultramodernen Institutionen arbeiten, verwenden eher das “du”. Aber du möchtest nicht zu früh zum “du” wechseln. Im Allgemeinen ist eine gute Faustregel, deine Freunde mit “du” anzusprechen und deine Kollegen, Vorgesetzten und jeden, der aus der Generation deiner Eltern stammt, mit “Sie” anzusprechen, es sei denn, sie laden dich ein, etwas anderes zu tun.

Es kann passieren, dass du einen Sie/du Fehler machst, aber das ist in Ordnung. Die Person, an die du schreibst, weiß wahrscheinlich, dass du kein Muttersprachler bist, und wird dir hier und da einen Fehler verzeihen. Das Wichtigste ist, in einer professionellen E-Mail das formelle “Sie” zu verwenden.

First name vs. last name

Ähnlich wie bei “Sie” und “du” musst du entscheiden, ob du die Person mit dem Vornamen oder mit dem Titel und Nachnamen ansprechen sollst. Deutschland ist im Allgemeinen eine förmlichere Gesellschaft als die USA, also sei vorsichtig, bevor du jemanden mit dem Vornamen ansprichst – es sei denn, die Person hat dich bereits so angesprochen.

Der beste Weg, um herauszufinden, wie man Anredeformen und schwierige Etikettenregeln verwendet, besteht darin, sie in einem Kontext zu sehen und zu hören. Das Lesen von Romanen und anderen Texten auf Deutsch kann dabei sehr hilfreich sein und sollte insgesamt deine Schreibfähigkeiten verbessern.

Wenn du besser durch Audio und Bilder lernst, helfen dir deutsche TV-Shows und Videos, dich an kulturelle Normen anzupassen. Du kannst auch eine Sprachlern-App wie FluentU verwenden. Diese App und Website lehrt Deutsch mit authentischen Videos wie Szenen aus TV-Shows und Werbespots. Diese Videos haben alle interaktive Untertitel, die Vokabeln in ihrem Kontext übersetzen und dir das Mitlesen ermöglichen.

Zwei Beispiele von E-Mails auf Deutsch

Werfen wir einen Blick auf die folgenden Beispiele, um alle fünf dieser Prinzipien in Aktion zu sehen.

Beispiel für eine formelle E-Mail

Sehr geehrte Frau Schmidt,

ich möchte wissen, ob mein Brief angekommen ist. Haben Sie den Brief gesehen? Wenn nicht, rufen Sie mich bitte an.

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen,
Frau Jones

Beispiel für eine informelle E-Mail

Hallo Tom,

wie geht’s? Ich hoffe, dass alles bei dir gut ist. Es gibt dieses Wochenende eine Party. Hast du Pläne? Du solltest kommen, wenn nicht. Bis bald.

VG,
Hans

Jetzt, da du weißt, wie man eine E-Mail auf Deutsch schreibt, kannst du bequem mit digitaler Kommunikation in Verbindung bleiben. Mit ein wenig Übung wirst du mit Zuversicht und Leichtigkeit deutsche E-Mails versenden können!