Haben Sie schon einmal eine wichtige E-Mail in Ihrem Gmail-Posteingang gesucht und nicht gefunden? Keine Sorge, Sie sind nicht allein! Das Finden archivierter E-Mails kann manchmal etwas knifflig sein.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie archivierte E-Mails in Gmail auf Ihrem PC oder Smartphone schnell und einfach finden können. Lassen Sie uns loslegen!
Archivierte E-Mails in der PC-Mail-App finden
Es gibt zwei einfache Möglichkeiten, archivierte E-Mails in Gmail auf Ihrem PC zu finden.
1. Verwenden des Ordners “Alle Mails”
Standardmäßig werden archivierte E-Mails in Ihrem Gmail-Posteingang nicht angezeigt. Sie sind in einem separaten Ordner namens “Alle Mails” versteckt. So finden Sie sie:
- Klicken Sie auf die Symbole am linken Bildschirmrand der Gmail-Anwendung.
- Wenn Sie mit dem Cursor über diesen Bereich fahren, wird das Seitenmenü aufgeklappt.
- Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Ordner “Alle E-Mails” finden.
- Klicken Sie auf diesen Ordner, um alle archivierten E-Mails anzuzeigen.
Wenn Sie täglich viele E-Mails bearbeiten, kann diese Methode zeitaufwändig sein. Zum Glück gibt es eine einfachere Methode.
2. Verwenden der Suchleiste
Sie können Ihre archivierten E-Mails auch über die Suchleiste finden. Geben Sie einfach einige relevante Wörter aus der E-Mail ein, die Sie suchen. Je mehr Suchbegriffe Sie eingeben, desto genauer werden die Ergebnisse.
Eine alternative Methode besteht darin, ” -in:Sent -in:Draft -in:Inbox -has:nouserlabels” in die Gmail-Suchleiste einzugeben. Dadurch werden alle E-Mails in den Ordnern “Gesendet”, “Entwürfe” und “Posteingang” sowie außerhalb dieser Ordner angezeigt. Das entspricht praktisch dem Öffnen des Ordners “Alle E-Mails”, nur auf eine etwas umständlichere Weise.
Archivierte E-Mails auf Ihrem Smartphone finden
Die Suche nach archivierten E-Mails auf Ihrem Smartphone unterscheidet sich nicht wesentlich von der Gmail-App auf Ihrem PC. Die Benutzeroberfläche sieht jedoch etwas anders aus.
So finden Sie archivierte Mails auf einem Android-Gerät:
- Öffnen Sie die Gmail-App.
- Klicken Sie auf das Menüsymbol (üblicherweise drei waagerechte Linien), um es auszuklappen.
- Wählen Sie entweder das Label “Alle Mails” oder verwenden Sie die Suchfunktion, um das zu finden, wonach Sie suchen.
So finden Sie archivierte Mails auf einem iPhone:
- Öffnen Sie die Gmail-App.
- Klicken Sie auf das Menüsymbol (üblicherweise drei Punkte), um es auszuklappen.
- Tippen Sie auf das Label “Alle Mails” oder verwenden Sie die Suchleiste.
Die Archivierung von E-Mails in Gmail aufheben
Sie haben eine archivierte E-Mail gefunden und möchten sie wieder in Ihren Posteingang verschieben? Kein Problem, das ist einfach:
- Suchen Sie die archivierte E-Mail mit den oben genannten Methoden.
- Klicken Sie auf das Symbol “In den Posteingang verschieben”.
Dadurch wird die ausgewählte E-Mail wieder in Ihrem Posteingang angezeigt und wie jede andere E-Mail behandelt. Sie können sie jederzeit wieder archivieren und den Vorgang nach Bedarf wiederholen.
Der Unterschied zwischen Löschen und Archivieren von E-Mails
Sie fragen sich vielleicht, was der Unterschied zwischen dem Löschen und dem Archivieren von E-Mails in Gmail ist. Hier ist die Antwort:
- Wenn Sie eine E-Mail löschen, wird sie in den Papierkorb verschoben und nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Sie können sie dann nicht mehr abrufen oder anzeigen.
- Wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie lediglich aus Ihrem Posteingang ausgeblendet. Sie bleibt jedoch auf unbestimmte Zeit erhalten und kann jederzeit wieder angezeigt werden.
Warum archivieren Sie E-Mails überhaupt?
Das Archivieren von E-Mails hat einige Vorteile:
- Es hält Ihren Posteingang aufgeräumt und übersichtlich.
- Es stellt sicher, dass wichtige Daten nicht verloren gehen.
- Es ermöglicht einen einfacheren und schnelleren Zugriff auf wichtige Informationen.
- Es hilft Ihrem Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften.
- Es schützt Ihr Unternehmen vor möglichen rechtlichen Streitigkeiten.
Ein effektives E-Mail-Management ist entscheidend, da die Bearbeitung von E-Mails bis zu 28% Ihrer produktiven Zeit in Anspruch nehmen kann. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Mailbird Ihnen helfen kann.
Automatisierung der E-Mail-Archivierung mit Mailbird
Wenn Sie täglich viele E-Mails erhalten, kann die manuelle Archivierung mühsam und zeitaufwändig sein. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für die Automatisierung.
Mit Mailbird können Sie die E-Mail-Archivierung ganz einfach automatisieren:
- Gehen Sie zum Mailbird-Menü (Dreistrich-Menü) oben links im Hauptfenster.
- Wählen Sie “Einstellungen”.
- Klicken Sie auf die Registerkarte “Nachricht verfassen”.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option “Senden & Archivieren: Schaltfläche “Senden & Archivieren” anzeigen.
Dadurch werden alle ausgehenden E-Mails automatisch archiviert. Passen Sie einfach Ihre Einstellungen an, um ausgehende E-Mails nach dem Senden automatisch zu archivieren. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und können alle wichtigen Mitteilungen problemlos archivieren.
Fazit
Die Suche nach archivierten E-Mails in Gmail muss nicht schwierig sein. Egal, ob Sie die PC-Mail-App, die Android-Gmail-App oder die iPhone-Gmail-App verwenden, die beiden Hauptmethoden sind für alle Geräte gleich:
- Öffnen Sie die Gmail-App > Suchen Sie den Ordner “Alle Mails” in der oberen linken Ecke des Bildschirms > Klicken Sie darauf.
- Öffnen Sie die Gmail-App > Klicken Sie auf die Suchleiste > Geben Sie relevante Schlüsselwörter ein, die in der gesuchten E-Mail vorkommen > Geben Sie ” -in:Sent -in:Draft -in:Inbox -has:nouserlabels” ein, um eine Liste aller Ihrer E-Mails in jedem Ordner zu erhalten.
Natürlich können Sie Ihre E-Mails auch manuell archivieren und suchen. Mit Mailbird können Sie jedoch diesen Prozess automatisieren und wertvolle Zeit sparen.
Was Mailbird Ihnen bietet:
- Eine einfache und benutzerfreundliche Plattform
- Ein einheitlicher Posteingang
- Die Möglichkeit, sich über eine Schlummerfunktion automatisch an wichtige Mitteilungen erinnern zu lassen
- Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
- Einfache Integration gängiger Anwendungen
- Mehrsprachiger Support
- Kostenloser Support rund um die Uhr
Nutzen Sie eine Lösung wie Mailbird, um die Automatisierung der E-Mail-Archivierung zu vereinfachen und Ihren Arbeitsalltag zu optimieren.
Haben Sie weitere Tipps, wie man archivierte E-Mails in Gmail findet, die wir nicht erwähnt haben? Teilen Sie uns gerne Ihr Wissen in den Kommentaren mit.
