Egal, wie gewissenhaft man beim Rechnungserstellen ist – Fehler schleichen sich manchmal ein. Ob es sich um eine falsche Adresse oder einen vergessenen Rabatt handelt, sobald eine Rechnung erstellt wurde, sollte sie nicht mehr geändert, sondern storniert werden. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Stornorechnung ist und wie Sie eine Rechnung richtig stornieren und korrigieren.
Was ist eine Stornorechnung?
Der Begriff “Storno” stammt aus dem Italienischen und bedeutet so viel wie aufgeben, löschen oder auflösen. Genau darum geht es bei einer Stornorechnung: Sie korrigiert oder annulliert eine ausgestellte (fehlerhafte) Rechnung in Form einer Gutschrift. Eine Stornorechnung sollte nach dem gleichen Muster wie eine normale Rechnung geschrieben werden und erhält eine separate, einzigartige Rechnungsnummer. Es ist jedoch wichtig, deutlich darauf hinzuweisen, welche Ausgangsrechnung storniert wird.
Wann sollte man eine Stornorechnung schreiben?
Bei kleinen Fehlern in der Rechnung, wie beispielsweise Rechtschreibfehlern, ist eine Stornierung nicht unbedingt erforderlich, solange die Rechnung für alle Beteiligten verständlich ist und alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Dennoch gibt es Situationen, in denen das Ausstellen einer Stornorechnung notwendig ist. Dazu gehören grundlegende Fehler in der ursprünglichen Rechnung, fehlende oder beschädigte Lieferungen, nicht erbrachte oder mangelhafte Dienstleistungen sowie nachträglich gewährte Preisnachlässe. Wenn wichtige Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen oder der Rechnungsbetrag nachträglich geändert werden muss, empfiehlt es sich, die Rechnung zu stornieren und neu auszustellen.
Eine unbezahlte Rechnung stornieren
Das Stornieren oder Korrigieren einer noch unbezahlten Rechnung ist nicht schwierig und kann auf verschiedene Weisen erfolgen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Rechnung unter derselben Rechnungsnummer zu bearbeiten und neu auszustellen. Um auf der sicheren Seite zu sein, kann alternativ auch ein Berichtigungsdokument ausgestellt werden, das dem Kunden zusammen mit der Originalrechnung vorgelegt wird. Dieses Dokument muss unbedingt auf die Rechnungsnummer und das -datum der Ursprungsrechnung verweisen und die Fehler sowie ihre Berichtigung klar und verständlich beschreiben.
Eine bereits bezahlte Rechnung stornieren
Wenn die Zahlung für die Rechnung bereits erfolgt und verbucht wurde, darf die Rechnung nicht nachträglich geändert werden, sondern muss storniert und neu ausgestellt werden. Hierfür wird eine Stornorechnung über den Betrag der Ursprungsrechnung erstellt, um diese zu negieren. Die Stornorechnung und die Ursprungsrechnung gleichen sich aus, sodass sie buchhalterisch wieder null ergeben. Bei Bedarf kann nun eine Rechnungskorrektur in Form einer neuen, korrigierten Rechnung ausgestellt werden.
Gutschrift, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung?
Die Begriffe Gutschrift, Rechnungskorrektur und Stornorechnung werden oft synonym verwendet, haben jedoch wichtige Unterschiede, die vor der Ausstellung solcher Dokumente berücksichtigt werden sollten. Steuerrechtlich betrachtet sind Gutschriften Rechnungsumkehrungen und stellen für den Empfänger eine Gutschrift dar. Im kaufmännischen Sinne sind Gutschriften jedoch korrigierte oder neutralisierte Rechnungen, die ausgestellt werden, wenn Leistungen oder Waren zurückgenommen werden. Eine Gutschrift kann auch über einen Teilbetrag der Rechnung ausgestellt werden. Eine Stornorechnung hingegen wird immer über den Gesamtbetrag der Originalrechnung ausgestellt und negiert diese. Sie gilt als negative Rechnung und ergibt in Summe mit der Ursprungsrechnung immer null. Der Begriff “Rechnungskorrektur” kann grundsätzlich jede Korrektur einer ausgestellten Rechnung bezeichnen, sei es die Stornierung und Neuerstellung oder die Ausstellung eines Berichtigungsdokuments.
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