Mit der ständigen Weiterentwicklung der Technologie wird spezifisches Wissen an immer mehr Orten benötigt. Doch wo findet man all diese wichtigen Informationen? In E-Mails, Social-Media-Interaktionen, Forumsdiskussionen, Kommentaren, Support-Tickets und sogar in den Köpfen der Mitarbeiter:innen. Um all diese Daten zusammenzuführen und effektiv nutzen zu können, ist es sinnvoll, eine gut strukturierte Wissensdatenbank zu erstellen.
Eine Wissensdatenbank, auch bekannt als “Knowledge Base”, ist eine Online-Bibliothek zur Selbstbedienung. Sie bietet Informationen über Produkte, Dienstleistungen, typische Abläufe, rechtliche oder sicherheitsrelevante Anforderungen und alles andere, was für Nutzer:innen relevant ist. Eine Knowledge Base kann FAQs, Handbücher, Fehlerbehebungshilfen und andere nützliche Inhalte enthalten.
Der Aufbau einer Wissensdatenbank erfordert das Wissen von Experten, die kontinuierlich Inhalte hinzufügen und aktualisieren. Die Daten können aus verschiedenen Quellen stammen und reichen von Dos and Dont’s der Personal- oder Rechtsabteilung bis hin zur Erklärung der Funktionsweise von Produkten. Manche Wissensdatenbanken sind mit künstlicher Intelligenz ausgestattet, die Benutzerverhalten analysiert und relevante Inhalte zur richtigen Zeit anbietet.
Eine Wissensdatenbank bildet die Grundlage für das Wissensmanagement. Es umfasst alle Maßnahmen, die erforderlich sind, um wichtige Informationen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens zielgerichtet zu vermitteln und zu organisieren.
Wie funktionieren Wissensmanagement-Tools?
Der Aufbau einer Wissensdatenbank ist technisch relativ einfach, wenn man eine benutzerfreundliche Wissensmanagement-Software verwendet. Diese Software bietet Vorlagen, die sich bereits bewährt haben und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können. Mit Drag-and-Drop-Funktionen können Inhalte einfach gestaltet, Verlinkungen hinzugefügt und eine benutzerfreundliche Navigation erstellt werden.
Eine Wissensmanagement-Software kann auch mit einer Medium-Plattform verbunden sein, um Informationen an diejenigen weiterzuleiten, die sie benötigen. Dies kann zum Beispiel ein Content-Management-System sein.
Vorteile einer Knowledge Base
Wissensmanagement-Tools können sowohl intern als auch extern eingesetzt werden. Sie ermöglichen es Unternehmen, wichtige Informationen effizient zu vermitteln, Wissen langfristig zu sichern und mehr Zeit für die wichtigsten Aufgaben zu gewinnen. Zudem optimieren sie den Kundenservice und unterstützen das Aufgabenmanagement.
Eine Knowledge Base bietet auch die Möglichkeit, Wissen schnell und direkt weiterzugeben, und ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen.
Nachteile von Knowledge-Base-Software
Die Nutzung einer Wissensdatenbank-Software erfordert Schulungen für die Mitarbeiter:innen und eine kontinuierliche Aktualisierung der Inhalte. Der Verwaltungsaufwand kann je nach Umfang der Wissensdatenbank hoch sein.
Worauf sollten Sie bei der Wahl einer Wissensmanagement-Software achten?
Bevor Sie sich für eine Wissensmanagement-Software entscheiden, sollten Sie zunächst festlegen, ob Sie eine interne, externe oder hybride Wissensdatenbank erstellen möchten. Danach sollten Sie die Anforderungen und Funktionen der Software analysieren. Zu den wichtigen Funktionen gehören Foren, Suchfunktionen, Kommentare, Dateiansichten und die Möglichkeit, Inhalte hochzuladen und zu verlinken.
Bei der Auswahl einer Wissensmanagement-Software sollten Sie auch den Funktionsumfang, das Bereitstellungsmodell und die Kosten berücksichtigen. Eine Wissensdatenbank-Software kann zwischen 5 € und 400 € pro Benutzer:in und Monat kosten, abhängig von Funktionsumfang und Bereitstellungsmodell.
Eine gut gewählte Wissensmanagement-Software kann Ihren Mitarbeitern:innen helfen, effizienter zu arbeiten, Wissen langfristig zu sichern und den Kundenservice zu optimieren. Nehmen Sie sich Zeit, um die verschiedenen Optionen zu vergleichen und die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
